چگونه پرینتر را در شبکه به اشتراک بگذاریم؟

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در یک دفتر کار یا حتی در محیط خانه ، چندین دستگاه مختلف داشته باشید و بخواهید همگی از یک پرینتر استفاده کنند . این نیاز زمانی بیشتر حس می‌ شود که هزینه‌ های خرید پرینتر بالا رفته و نمی‌ خواهیم برای هر سیستم یک چاپگر مجزا بخریم . اشتراک‌ گذاری پرینتر در شبکه یکی از آن قابلیت‌ هایی است که در سیستم‌ عامل ویندوز به خوبی تعبیه شده ، اما گاهی اوقات تنظیمات آن می‌ تواند کمی گیج‌ کننده باشد . ما در این مقاله از کونیکا پرینتر قصد داریم صفر تا صد ماجرا را برای شما باز کنیم تا دیگر نیازی به جا به‌ جا کردن کابل USB و اتصال آن به سیستم‌ های مختلف نداشته باشید .

چرا باید پرینتر را در شبکه به اشتراک بگذاریم ؟

قبل از اینکه وارد بحث فنی شویم ، بیایید نگاهی به مزایای این کار بیندازیم . وقتی شما یک پرینتر را در شبکه به اشتراک می‌ گذارید ، عملاً دارید مدیریت منابع دفتر کار خود را بهینه می‌کنید . تصور کنید در یک شرکت 5 نفره هستید . اگر بخواهید به هر کدام یک پرینتر جدا بدهید ، هم فضای میزها اشغال می‌ شود و هم هزینه‌ های خرید کارتریج و تعمیرات چند برابر می‌ شود . اما با اشتراک‌ گذاری ، همه می‌ توانند از همان یک دستگاه استفاده کنند .

همچنین ، این کار باعث نظم بیشتر در محیط کاری می‌ شود . به جای اینکه چندین کابل و دستگاه اطراف شما باشد ، فقط یک دستگاه در گوشه‌ ای از اتاق قرار می‌ گیرد و همه از طریق کابل شبکه یا وای‌ فای به آن دستور چاپ می‌ دهند . البته ، اگر در انتخاب دستگاه اولیه مشکل دارید یا به دنبال پرینتری هستید که قابلیت‌ های شبکه آن قوی‌ تر باشد ، پیشنهاد می‌ کنیم حتماً نگاهی به مدل‌ های موجود در سایت کونیکا پرینتر بیندازید . ما در آنجا مدل‌ هایی را معرفی کرده‌ ایم که برای اشتراک‌ گذاری در شبکه ، پایداری بسیار بالاتری دارند .

چگونه پرینتر را در شبکه به اشتراک بگذاریم؟

پیش‌ نیاز های اشتراک‌ گذاری پرینتر

برای اینکه بتوانید پرینتر را با موفقیت در شبکه به اشتراک بگذارید ، باید چند نکته اولیه را چک کنید . اگر این موارد را رعایت نکنید ، احتمالاً در مراحل بعدی با خطاهای عجیب و غریب مواجه می‌ شوید .

• اتصال فیزیکی : مطمئن شوید پرینتر به کامپیوتری که قرار است به عنوان میزبان (Host) عمل کند ، به درستی وصل شده است . فرقی نمی‌ کند با کابل USB وصل شده باشد یا کابل شبکه .
• شبکه فعال : تمامی کامپیوتر ها باید در یک شبکه محلی (LAN) باشند . یعنی اگر یک سیستم به مودم وصل است و دیگری به جای دیگری ، احتمالاً همدیگر را پیدا نمی‌ کنند . همه باید از یک مودم یا سوییچ اینترنت دریافت کنند .
• فعال بودن Network Discovery : در ویندوز ، باید قابلیت شناسایی شبکه فعال باشد . بدون این مورد ، کامپیوتر های دیگر نمی‌ توانند سیستم میزبان را در شبکه ببینند .
• دسترسی ادمین : برای تغییر تنظیمات اشتراک‌ گذاری ، حتماً باید دسترسی ادمین (Administrator) روی کامپیوترها داشته باشید.

مرحله اول : تنظیمات شبکه در ویندوز (میزبان)

اولین کاری که باید انجام دهید این است که کامپیوتری که پرینتر مستقیماً به آن وصل است را آماده کنید . در این سیستم باید قابلیت اشتراک‌ گذاری پرینتر ها فعال شود .

1. ابتدا وارد Control Panel شوید و به بخش Network and Sharing Center بروید .
2. در منوی سمت چپ ، روی گزینه Change advanced sharing settings کلیک کنید .
3. در این بخش ، گزینه‌ هایی را می‌ بینید که باید آن‌ ها را تنظیم کنید . در قسمت Private یا Domain ، مطمئن شوید که گزینه‌ های Turn on network discovery و Turn on file and printer sharing فعال باشند .
4. اگر می‌ خواهید بدون وارد کردن پسورد از سیستم‌ های دیگر پرینت بگیرید (که البته امنیت را پایین می‌ آورد) ، می‌ توانید در بخش All Networks ، گزینه Password protected sharing را روی Turn off بگذارید . اما پیشنهاد ما این است که برای امنیت بیشتر ، این گزینه را روشن بگذارید و یوزر نیم و پسورد سیستم میزبان را در سیستم‌ های دیگر ذخیره کنید .
5. در نهایت ، تغییرات را ذخیره (Save changes) کنید .

مرحله دوم : اشتراک‌ گذاری پرینتر در ویندوز

حالا که زیر ساخت شبکه آماده شده ، نوبت به معرفی پرینتر به شبکه می‌ رسد . این مرحله بسیار ساده است اما باید با دقت انجام شود .

• به منوی Start بروید و عبارت Devices and Printers را تایپ کنید و وارد آن شوید . (در ویندوز های جدیدتر ممکن است نام آن Printers & Scanners باشد) .
• پرینتر خود را در لیست پیدا کنید . روی آن راست‌ کلیک کرده و گزینه Printer properties را انتخاب کنید . (دقت کنید که این با گزینه Properties معمولی فرق دارد) .
• در پنجره‌ ای که باز می‌ شود ، به تب Sharing بروید .
• گزینه Share this printer را تیک بزنید .
• در قسمت Share name ، یک نام انتخاب کنید که کوتاه و بدون فاصله باشد . مثلاً KonikaPrinter نام مناسبی است . این نامی است که بقیه سیستم‌ ها با آن پرینتر شما را می‌ بینند .
• دکمه OK را بزنید . حالا پرینتر شما در شبکه به اشتراک گذاشته شده است .

چگونه پرینتر را در شبکه به اشتراک بگذاریم؟

مرحله سوم : اتصال سیستم‌ های دیگر به پرینتر

حالا که پرینتر در شبکه تعریف شده ، باید سایر کامپیوترها را به آن وصل کنیم . فرض کنید پشت کامپیوتر دوم نشسته‌ اید و می‌ خواهید از پرینتر سیستم اول استفاده کنید .

• به Control Panel و سپس Devices and Printers بروید .
• روی گزینه Add a printer کلیک کنید .
• ویندوز شروع به جستجو می‌ کند . اگر پرینتر در لیست ظاهر شد ، آن را انتخاب کنید و Next بزنید . اما اگر ظاهر نشد (که معمولاً این‌ طور است) ، روی گزینه The printer that I want isn’t listed کلیک کنید .
• در پنجره جدید ، گزینه Select a shared printer by name را انتخاب کنید .
• حالا باید آدرس پرینتر را وارد کنید . آدرس به این صورت است : \\ComputerName\PrinterShareName .

ComputerName نام کامپیوتر میزبان است .

PrinterShareName همان نامی است که در مرحله قبل برای اشتراک‌گذاری انتخاب کردید .

مثال : \\Office-PC\KonikaPrinter

•  اگر نام کامپیوتر را نمی‌ دانید ، می‌ توانید در ویندوز میزبان در بخش Properties کامپیوتر (Computer Properties) نام آن را ببینید .
• پس از وارد کردن مسیر ، دکمه Next را بزنید . ویندوز سعی می‌ کند درایور را از سیستم میزبان دانلود کند . اگر درایور پرینتر روی سیستم شما نصب نباشد ، ممکن است از شما بخواهد فایل درایور را به صورت دستی معرفی کنید . حتماً درایور مناسب سیستم‌ عامل خود را داشته باشید .
• بعد از پایان نصب ، یک صفحه تست (Test Page) پرینت بگیرید تا از صحت اتصال مطمئن شوید .

مشکلات رایج در اشتراک‌ گذاری پرینتر

همه چیز همیشه به این سادگی پیش نمی‌ رود . گاهی اوقات با ارورهای عجیب روبرو می‌ شویم . بیایید شایع‌ ترین مشکلات را بررسی کنیم.

• خطای Operation Failed یا 0x0000011b

این خطا یکی از کلافه‌ کننده‌ ترین ارورهای شبکه در ویندوز 10 و 11 است . دلیل اصلی آن آپدیت‌ های امنیتی ویندوز است که جلوی اتصال پرینترهای تحت شبکه را می‌ گیرد . برای حل این مشکل ، گاهی نیاز است آپدیت‌ های امنیتی خاصی را از ویندوز حذف کنید (که البته توصیه نمی‌ شود) و یا تغییراتی در رجیستری ویندوز ایجاد کنید . اگر خیلی درگیر این خطا شدید ، متخصصان ما در کونیکا پرینتر می‌ توانند راهنمایی‌ های فنی دقیق‌ تری به شما ارائه دهند .

• درخواست مدام یوزرنیم و پسورد

اگر سیستم شما مدام از شما یوزرنیم و پسورد می‌ خواهد ، یعنی امنیت شبکه فعال است . برای اینکه هر بار مجبور به تایپ نشوید ، می‌ توانید در سیستم کلاینت (سیستمی که قرار است پرینت بگیرد) ، در کنترل پنل به قسمت Credential Manager بروید و یوزرنیم و پسورد سیستم میزبان را در بخش Windows Credentials ذخیره کنید . با این کار ، ویندوز به صورت خودکار خودش را لاگین می‌ کند .

• پرینتر در شبکه دیده نمی‌ شود

این مشکل معمولاً مربوط به دیوار آتش (Firewall) یا آنتی‌ ویروس است . گاهی فایروال سیستم میزبان اجازه نمی‌ دهد ترافیک مربوط به اشتراک‌ گذاری پرینتر از سیستم‌ های دیگر دریافت شود . موقتاً فایروال را خاموش کنید و تست کنید . اگر مشکل حل شد ، باید در تنظیمات فایروال ، استثنائی (Exception) برای File and Printer Sharing تعریف کنید .

چگونه پرینتر را در شبکه به اشتراک بگذاریم؟

نکته‌ ای درباره پرینترهای تحت شبکه (Network Printers)

تا اینجا درباره اشتراک‌ گذاری پرینتر های معمولی صحبت کردیم که با USB به یک سیستم وصل می‌ شوند . اما اگر پرینتر شما خودش دارای پورت شبکه (Ethernet) یا وای‌ فای (Wi-Fi) باشد ، اصلاً نیازی به این مراحل طولانی ندارید . پرینترهای مدرن که در فروشگاه کونیکا پرینتر عرضه می‌ شوند ، اکثرشان قابلیت اتصال مستقیم به شبکه را دارند .

در این مدل‌ ها ، پرینتر خودش یک آی‌ پی (IP) مستقل در شبکه می‌ گیرد . شما فقط کافی است پرینتر را به مودم یا سوییچ وصل کنید . سپس در هر کامپیوتری ، با زدن Add Printer و انتخاب پرینتر از لیست (یا وارد کردن آی‌ پی آن) ، به راحتی به آن وصل می‌ شوید . این روش بسیار پایدارتر است چون دیگر نیازی نیست کامپیوتر میزبان حتماً روشن باشد تا بقیه بتوانند پرینت بگیرند . در روش اشتراک‌ گذاری ویندوزی ( که اول توضیح دادیم ) ، اگر کامپیوتر میزبان خاموش شود ، بقیه سیستم‌ ها هم دسترسی‌ شان به پرینتر قطع می‌ شود . بنابراین اگر زیاد پرینت می‌ گیرید ، پیشنهاد ما خرید پرینتر های دارای کارت شبکه است .

امنیت در اشتراک‌ گذاری پرینتر

شاید فکر کنید پرینتر چه خطری دارد ؟ اما در شبکه‌ های بزرگ ، پرینتر می‌ تواند راهی برای نفوذ به سیستم‌ ها باشد . همیشه سعی کنید برای سیستم میزبان پسورد قوی بگذارید . همچنین ، اگر در یک محیط عمومی یا دفتری هستید که افراد غیر مجاز به شبکه دسترسی دارند ، دسترسی‌ های پرینتر را محدود کنید . در بخش Security در تنظیمات Printer Properties ، می‌ توانید مشخص کنید چه کسانی حق استفاده از پرینتر را دارند و چه کسانی فقط می‌توانند لیست صف پرینت را ببینند .

• نگهداری و عیب‌ یابی دوره‌ ای

وقتی پرینتر را در شبکه به اشتراک می‌ گذارید ، یک اتفاق ممکن است زیاد بیفتد : گیر کردن صف پرینت (Print Queue) . وقتی چندین نفر همزمان پرینت می‌ فرستند ، ممکن است پرینتر قفل کند .

برای پاک کردن صف پرینت در ویندوز :

1. به قسمت Devices and Printers بروید .
2. روی پرینتر راست‌ کلیک کنید و See what’s printing را بزنید .
3. در پنجره باز شده ، از منوی Printer گزینه Cancel All Documents را انتخاب کنید .

اگر این کار جواب نداد ، باید سرویس Print Spooler ویندوز را ریستارت کنید . برای این کار :

1. کلیدهای Win + R را بزنید و تایپ کنید services.msc .
2. در لیست دنبال Print Spooler بگردید .
3. روی آن راست‌ کلیک کرده و Restart را بزنید .

این کار تمام ترافیک‌ های معلق در حافظه پرینتر را پاک می‌ کند و دستگاه دوباره آماده به کار می‌ شود . اگر پرینتر شما مدام با این مشکل مواجه می‌ شود ، شاید عمر مفید قطعات آن رو به پایان باشد . در چنین مواقعی ، مراجعه به مشاوران فنی در سایت کونیکا پرینتر می‌ تواند به شما کمک کند تا بفهمید آیا مشکل از شبکه است یا خودِ دستگاه نیاز به سرویس دارد .

آیا استفاده از پرینتر های وایرلس بهتر است ؟

امروزه با پیشرفت تکنولوژی ، بسیاری از پرینترها به قابلیت Wi-Fi مجهز شده‌ اند . پرینترهای وایرلس اجازه می‌ دهند بدون هیچ کابلی ، از موبایل ، تبلت و لپ‌ تاپ پرینت بگیرید . در محیط‌ های کاری مدرن ، استفاده از این پرینتر ها استاندارد اصلی است .

مزایای پرینتر های وایرلس :

1. حذف تمامی کابل‌ ها و سیم‌ کشی‌ ها .
2. امکان چاپ مستقیم از گوشی‌ های هوشمند (موبایل پرینت) .
3. چیدمان راحت‌ تر در هر جای دفتر .
4. کاهش دردسر های اشتراک‌ گذاری در ویندوز .

اگر در حال برنامه‌ ریزی برای تجهیز دفتر کار خود هستید ، حتماً پرینترهای دارای وای‌ فای را در اولویت قرار دهید . درست است که قیمت آن‌ ها کمی بالاتر است ، اما راحتی و بهره‌ وری که به شما می‌ دهند ، ارزش هزینه‌ ی اضافه را دارد . ما در کونیکا پرینتر طیف وسیعی از این مدل‌ ها را موجود داریم که با توجه به بودجه و نیاز کاری‌ تان می‌ توانید انتخاب کنید .

چگونه پرینتر را در شبکه به اشتراک بگذاریم؟

نکات طلایی برای مدیران شبکه

اگر شما ادمین شبکه هستید و می‌ خواهید این کار را برای تعداد زیادی سیستم انجام دهید ، روش دستی که توضیح دادیم وقت‌ گیر است . در شبکه‌ های بزرگ (Domain) ، می‌ توانید از قابلیت Group Policy (GPO) در ویندوز سرور استفاده کنید . با استفاده از GPO ، می‌ توانید پرینتر را به صورت خودکار روی سیستم‌ های تمام کارمندان نصب کنید ، بدون اینکه نیاز باشد پشت تک‌ تک سیستم‌ ها بروید . این روش برای شرکت‌ های با تعداد سیستم بالا بسیار کارآمد است .

همچنین ، استفاده از یک Print Server جداگانه می‌ تواند فشار را از روی کامپیوترها بردارد . پرینت سرور دستگاه کوچکی است که پرینتر را به شبکه وصل می‌ کند و خودش مدیریت صف پرینت را بر عهده می‌ گیرد . این کار باعث می‌ شود کامپیوتر ها درگیر پردازش دستورات پرینت نشوند و سرعت کار بالاتر برود .

نتیجه گیری

اشتراک‌ گذاری پرینتر در شبکه ، مهارتی است که هر کسی که با کامپیوتر کار می‌ کند باید بلد باشد . این کار نه تنها باعث صرفه‌ جویی در هزینه‌ ها می‌ شود ، بلکه نظم کاری شما را هم بالا می‌ برد . ما در این مقاله سعی کردیم تمام مراحل را از تنظیمات اولیه ویندوز تا رفع خطاهای احتمالی به صورت ساده و روان توضیح دهیم .

به یاد داشته باشید که همیشه اولین قدم برای داشتن یک شبکه پرینت بدون مشکل ، انتخاب دستگاه مناسب است . پرینتری که از همان ابتدا برای شبکه طراحی شده باشد ، بسیار بهتر از پرینتری است که با ترفند های نرم‌ افزاری سعی می‌ کنیم آن را به شبکه تحمیل کنیم . اگر در مورد انتخاب پرینتر مناسب برای دفتر یا شرکت خود سوالی دارید یا به دنبال قطعات مصرفی باکیفیت هستید ، کونیکا پرینتر همیشه آماده مشاوره و خدمت‌ رسانی به شماست . ما در اینجا تلاش می‌ کنیم تا بهترین تجهیزات را با قیمت مناسب در اختیار شما قرار دهیم .